U hrvatskom sustavu civilnog društva djeluje velik broj udruga s razgranatom strukturom: od braniteljskih i umirovljeničkih udruga do sportskih zajednica i kulturnih društava. Mnoge od njih imaju podružnice, ogranke ili klubove koji djeluju na terenu, ali nemaju pravnu osobnost. Upravo tu nastaje problem koji se godinama ignorira, a koji može imati ozbiljne posljedice za udruge i za jedinice lokalne samouprave (JLS).
Ovaj članak donosi pregled zakonskih obveza, najčešćih pogrešaka u praksi i odgovornosti JLS kada prihvaćaju dokumente potpisane od osoba koje za to nisu ovlaštene.
1. Što kaže Zakon o udrugama?
Prema Zakonu o udrugama (NN 74/14, 70/17, 98/19):
- Udruga mora imati barem jednu ovlaštenu osobu za zastupanje.
- Ovlaštene osobe određuju se isključivo Statutom i upisuju u Registar udruga.
- Samo ovlaštena osoba može:
- potpisivati ugovore,
- podnositi projektne prijave,
- potpisivati financijska i narativna izvješća,
- preuzimati financijske i pravne obveze u ime udruge.
Sve ostalo — nije valjano.
2. Podružnice i ogranci bez pravne osobnosti: što smiju, a što ne?
Podružnice, ogranci, klubovi i drugi ustrojbeni oblici nisu pravne osobe, osim ako Statut izričito ne predvidi drukčije i ako se zasebno upišu u Registar.
To znači:
- ne mogu potpisivati ugovore,
- ne mogu preuzimati obveze,
- ne mogu biti nositelji projekta,
- ne mogu biti korisnici sredstava,
- ne mogu potpisivati izvješća,
- ne mogu biti stranke u pravnom poslu.
Predsjednik podružnice nije ovlaštena osoba, osim ako je upisan u Registar udruga — a u većini velikih udruga nije.
3. Najčešća pogreška u praksi: potpisivanje dokumenata od strane neovlaštenih osoba
U praksi se često događa sljedeće:
- podružnice bez pravne osobnosti prijavljuju projekte,
- predsjednici podružnica potpisuju prijave, ugovore i izvješća,
- JLS to prihvaćaju kao valjano,
- sredstva se isplaćuju podružnicama koje formalno ne postoje kao pravni subjekt.
Takva praksa je protivna Zakonu o udrugama, a u nekim slučajevima i Zakonu o proračunu.
Ovo se najčešće događa u:
- udrugama umirovljenika,
- braniteljskim udrugama s velikim brojem podružnica,
- sportskim zajednicama i klubovima,
- savezima udruga koji imaju terenske ogranke bez pravne osobnosti.
Ovo nije kritika tih organizacija — nego opis sustavnog problema koji se godinama tolerira.
4. Zašto je to problem? Pravne i financijske posljedice
a) Ugovor potpisan od neovlaštene osobe – NIŠTETAN je
Ugovor koji potpiše osoba koja nije ovlaštena za zastupanje udruge nema pravni učinak.
b) JLS snosi odgovornost
Ako JLS prihvati takav potpis, ona:
- krši Zakon o udrugama,
- krši vlastite pravilnike o financiranju,
- riskira nalaze revizije,
- može biti obvezana na povrat sredstava.
c) Udruga snosi rizik
Ako projekt padne na reviziji, odgovornost snosi:
- ovlaštena osoba (iako nije potpisala),
- udruga kao pravna osoba,
- ponekad i predsjednik podružnice koji je potpisao bez ovlasti.
5. Zašto se ovo događa?
Razlozi su kombinirani:
- velike udruge često imaju samo jednog ovlaštenog zastupnika,
- podružnice djeluju samostalno i “na terenu”,
- JLS žele pojednostaviti postupak,
- sustav kontrole je slab,
- mnogi nisu svjesni zakonskih ograničenja.
No neznanje ne oslobađa odgovornosti.
6. Što JLS moraju provjeriti prije dodjele sredstava?
JLS su dužne provjeriti:
- Tko je ovlaštena osoba za zastupanje (u Registru udruga).
- Je li potpisnik dokumenta ista osoba.
- Je li podružnica pravna osoba (u većini slučajeva nije).
- Je li ugovor sklopljen s pravnim subjektom (ne s “podružnicom”).
- Je li račun na koji se isplaćuju sredstva račun udruge, a ne podružnice.
Ako bilo koji od ovih uvjeta nije ispunjen — JLS ne smije odobriti sredstva.
7. Kako udruge mogu riješiti problem?
Postoje tri zakonita modela:
1) Uvesti više ovlaštenih zastupnika
Predsjednik + dopredsjednici + tajnik. Ovo je najjednostavnije i najčešće rješenje.
2) Podružnicama dati pravnu osobnost
Ako žele samostalno djelovati, trebaju se registrirati kao udruge i ući u savez.
3) Centralizirati potpisivanje
Ako žele zadržati jedinstvenu strukturu, sve dokumente mora potpisivati ovlaštena osoba — bez iznimke.
8. Zaključak: vrijeme je za zakonit i transparentan sustav
Sustav u kojem podružnice bez pravne osobnosti potpisuju dokumente, a JLS to prihvaćaju, nije održiv. Nije u skladu sa zakonom. Nije u interesu udruga. Nije u interesu JLS. Nije u interesu korisnika javnih sredstava.
Rješenje je jednostavno: poštivati zakon i osigurati da dokumente potpisuju samo osobe koje su za to ovlaštene.
To je minimum profesionalnosti i odgovornosti koji civilni sektor i javna uprava duguju građanima.